Todos los documentos oficiales de la Estrategia de Desarrollo Local Participativo que implican una entrada o salida de documentación (Solicitudes, informe de elegibilidad, propuesta de  subvención,  resolución  del  Director  General,  notificación  de  la  inversión,  propuesta  de certificación, etc.) se registran en un Libro Registro  de Entrada o En el registro de Entradas y Salidas se reflejan los siguientes datos:

• Número de Registro

• Fecha de Registro

• Fecha de Documento

• Tipo de origen

• Departamento de Destino

• Descripción del documento

• Datos del remitente

La responsable del registro de esta documentación  es la Gerente del Grupo.

Una vez firmemos el convenio de colaboración y empecemos a gestionar el programa:

•    Una sesión informativa de la Estrategia Final que se va a poner en marcha

•    Actividades de información y difusión de las ayudas: charlas, página web, etc.

Regularmente:

Medidas de información y comunicación:

1. Publicación de noticias e información sobre los proyectos subvencionados en nuestra Web y redes sociales con regularidad.

2. Difusión en los medios de comunicación:

a. Notas de prensa y ruedas de prensa cuando se considere que se puede aportar información

novedosa y relevante.

b. Espacios publicitarios para difundir eventos, cursos de formación realizados con la Estrategia siempre que lo permitan los presupuestos

3. Un boletín informativo digital cada cuatro meses (que recopilará las noticias publicadas en la web, y alguna más si queremos añadir) que se enviará por e-mail a todos los miembros de la Asamblea, y a los beneficiarios de las ayudas, y a las personas y organizaciones que han formado parte del proceso de participación, así como a todas las personas que lo soliciten.

4. Difusión de todas las actividades y eventos organizados subvencionados con la Estrategia por email a todos los miembros de la Asamblea, y a los beneficiarios de las ayudas, y a las personas y  organizaciones que han formado parte del proceso de participación, así como a todas las personas que lo soliciten.

5. Difusión en la página web del informe de seguimiento anual, y envío por e-mail a miembros de la Asamblea, y a los beneficiarios de las ayudas, y a las personas y organizaciones que han formado parte del proceso de participación, así como a todas las personas que lo soliciten.

Se hará seguimiento de los indicadores.

Medidas para la recepción de sugerencias, opiniones, propuesta y consultas:

1. Un buzón  de  sugerencias  y  propuestas  abierto  de  forma  continua  en  la  web  y  redes  sociales. Respuesta escrita o entrevista con presidente o representante de la Junta, y en su caso gerente.

2. Recepción de propuestas y sugerencias en nuestras oficinas a lo largo de todo el año. Se puede concertar entrevistas. Respuesta escrita o entrevista con presidente o representante de la Junta, y en su caso gerente.

3.  Reuniones  o  entrevistas  que  se  consideran  necesarias  para  conocer  información complementaria sobre un sector y poder realizar la valoración de determinadas solicitudes de ayuda. Se protegerán datos privados y sensibles.

4.  Sesión  de  valoración  del  informe  anual  (además  de  la  sesión  que  ya  celebra  la Asamblea (una vez al año)

5. Debate, preguntas y propuestas de los asistentes.

6. Articular la participación de miembros de la Asamblea, y a los beneficiarios de las ayudas, y a las personas y organizaciones que han formado parte del proceso de participación, así como a todas las personas que lo soliciten en actividades de evaluación mediante alguna encuesta por ejemplo

En caso de discrepancia o vacío normativo en lo marcado en Procedimiento de Gestión de VALLE  DE  ALCUDIA,  se  utilizara  para  su  resolución  lo  establecido  en  el  Manual  de Procedimiento  Para  la  Aplicación  del  Enfoque  LEADER  2014/2020  de  la  Consejería  de Agricultura , Medio Ambiente y Desarrollo Rural.